Spravovat obchodní společnost znamená víc než jen řídit její každodenní provoz. Zákon totiž klade na statutární orgány – tedy jednatele s.r.o. nebo členy představenstva či správní rady a.s. – celou řadu pravidelných povinností. A jejich opomenutí může vést nejen k pokutám, ale v krajním případě až ke zrušení společnosti soudem.
1. Valná hromada – základní kámen správného fungování firmy
Každá společnost musí alespoň jednou ročně svolat valnou hromadu. Její svolání zajišťuje statutární orgán, a to v souladu s pravidly stanovenými zákonem a společenskou smlouvou nebo stanovami. Na programu by neměla chybět účetní závěrka a rozhodnutí o naložení s hospodářským výsledkem.
Pozor: Pokud dojde ke schválení výplaty zisku, je nutné provést tzv. zákonné testy – bilanční, test vlastního kapitálu a insolvenční test. Ty slouží k ověření, zda je výplata zisku možná bez ohrožení finanční stability firmy.
U společností s jediným společníkem (či akcionářem) se sice valná hromada nekoná, ale rozhodnutí musí být i tak písemně přijato a doručeno společnosti, jinak nenabývá účinnosti.
2. Dokumentace, která nesmí chybět
Každý rok je třeba připravit a v mnoha případech i archivovat či zveřejnit následující dokumenty:
- Účetní závěrku
- Návrh na rozdělení zisku nebo úhradu ztráty
- Zápis z valné hromady a seznam přítomných
- Zprávu o vztazích mezi propojenými osobami (povinná u koncernů)
- Zápisy z jednání statutárního orgánu či dozorčí rady
- Výroční zprávu a zprávu o činnosti a majetku (u a.s.)
A to není vše – do sbírky listin obchodního rejstříku je nutné uložit i dokumenty jako jsou změny stanov či společenské smlouvy, rozhodnutí o jmenování nebo odvolání členů orgánů a další dle zákona o veřejných rejstřících.
Důležitá lhůta: Účetní závěrka musí být zveřejněna nejpozději do 30 dnů od jejího schválení a zároveň nejpozději do 12 měsíců od rozvahového dne.
3. Sbírka listin a hrozba sankcí
Pokud společnost opomene uložit povinné dokumenty do sbírky listin, může ji rejstříkový soud vyzvat k nápravě. Pokud ani pak nedojde k nápravě, hrozí:
- Pokuta až 100.000 Kč, i opakovaně
- Zrušení společnosti s likvidací
- Pokuta až 3 % z hodnoty aktiv podle zákona o účetnictví
Dokumenty z valných hromad a zasedání orgánů je nutné nejen ukládat, ale také archivovat – po dobu existence společnosti a ještě 10 let po jejím zániku.
4. Nezapomeňte na zápisy v rejstřících
Povinnosti nekončí jen u valné hromady a účetnictví. Je nutné také pravidelně aktualizovat údaje v obchodním rejstříku a zajistit správné a úplné zápisy v evidenci skutečných majitelů.
Nesplnění této povinnosti může mít vážné důsledky:
- Pokuta až 500.000 Kč
- Zákaz hlasování na valné hromadě pro nezapsaného skutečného majitele
- Zákaz výplaty podílu na zisku takovému majiteli
Závěrem: Plnění těchto povinností není jen „byrokratická formalita“. Je to základní předpoklad, aby společnost mohla bezpečně a bez právních rizik fungovat. A v případě kontroly – ať už ze strany rejstříkového soudu nebo finančního úřadu – se vyplatí mít vše v pořádku.
