Firemní automobil se stal jedním z nejoblíbenějších benefitů, který už dávno nepatří jen do sféry vedoucích pracovníků. Pro zaměstnance představuje nejen komfort a flexibilitu na služebních cestách, ale také úsporu nákladů a starostí s vlastním vozidlem, jako jsou opravy a údržba. Pro firmy zase tento benefit může znamenat posílení loajality a spokojenosti zaměstnanců. Aby však vše fungovalo hladce, je klíčové mít správně nastavená pravidla.
Klíčová doporučení pro zaměstnavatele a zaměstnance
Správné používání firemního vozu vyžaduje jasná pravidla pro obě strany. Zaměstnavatelé by měli:
- Stanovit účel vozidla: Je důležité jasně definovat, zda je auto určeno pouze pro pracovní účely, nebo i pro soukromé jízdy.
- Nastavit pravidla pro provozní náklady: Zaměstnavatelé by měli zavést transparentní pravidla pro úhradu nákladů na pohonné hmoty, zejména pro soukromé jízdy. Například, zaměstnanec může hradit 50 % nákladů na pohonné hmoty pro své soukromé jízdy.
- Určit limit pro ujeté kilometry: Lze stanovit měsíční limity, například 1 500 km pro pracovní účely a 500 km pro soukromé. Překročení limitu může vést k dodatečnému schválení nebo k úhradě nadlimitních nákladů zaměstnancem. K evidenci jízd slouží kniha jízd, která je důležitá i z hlediska daňového a pro prokázání dodržování bezpečnostních předpisů.
Naopak, zaměstnanci by měli:
- Seznámit se s pravidly: Před zahájením používání vozu je klíčové seznámit se s podmínkami, které stanovil zaměstnavatel.
- Pečovat o vozidlo: Je potřeba pravidelně kontrolovat stav vozu, tankovat včas a hlásit jakoukoliv závadu co nejdříve.
- Dodržovat limity: Dodržování stanovených limitů na počet kilometrů pro soukromé účely pomůže předejít nedorozuměním. Je dobré si vést průběžný přehled o ujetých kilometrech.
Jaké jsou daňové dopady?
Poskytnutí firemního vozidla pro soukromé účely má daňové důsledky, protože se jedná o nepeněžní příjem, který zvyšuje zdanitelný příjem zaměstnance.
Hodnota benefitu se vypočítává jako procento z pořizovací ceny vozidla za každý kalendářní měsíc, kdy je vůz k dispozici. Tyto procentuální sazby jsou:
- 0,25 % pro bezemisní vozidla
- 0,5 % pro nízkoemisní vozidla
- 1 % pro ostatní motorová vozidla
Pokud je vypočtená částka nižší než 1 000 Kč, do daňového základu se zahrne minimální částka 1 000 Kč. Je důležité si uvědomit, že tento nepeněžní příjem vzniká už samotnou možností využívat vozidlo pro soukromé účely, nikoliv jen jeho skutečným používáním.
V případě, že zaměstnanec za používání vozu přispívá, jeho zdanitelný příjem se zvyšuje pouze o rozdíl mezi hodnotou benefitu a jeho příspěvkem.
Pořizovací cena vozidla, z níž se benefit vypočítává, zahrnuje nejen kupní cenu, ale i technické zhodnocení, DPH, registrační poplatky a náklady na přepravu. Tato cena zůstává stejná bez ohledu na odpisy.
Závěr
Správně nastavený systém používání firemního automobilu může být velmi přínosný pro obě strany. Jasně definovaná pravidla, transparentní komunikace a dodržování dohod zajistí, že tento benefit bude efektivním nástrojem, který přispěje ke spokojenosti zaměstnanců i k efektivitě celé firmy.
