Skončení pracovního poměru není jen o předání klíčů a přátelském podání ruky. Pokud zaměstnavatel opomene zákonné povinnosti při tzv. offboardingu, může se vystavit nejen pokutám, ale i ztrátě důvěry zaměstnanců i veřejnosti. Co je tedy nutné vědět a co se mění?
Povinné dokumenty při ukončení pracovního poměru
1. Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list)
dle § 313 zákoníku práce
Musí obsahovat např.:
- dobu trvání pracovního poměru,
- druh vykonávané práce,
- čerpání dovolené,
- překážky v práci,
- srážky ze mzdy (např. exekuce),
- odvod nemocenského a důchodového pojištění.
Slouží pro úřad práce, ČSSZ, budoucího zaměstnavatele.
2. Potvrzení o zdanitelných příjmech
pro účely ročního zúčtování daně nebo daňového přiznání
Zaměstnanec ho potřebuje pro nový přehled příjmů, nebo když si bude dělat daňové přiznání sám.
3. Potvrzení o výši příjmů a srážkách pro účely státní sociální podpory
podle § 38j zákona o daních z příjmů
Slouží pro úřady (např. dávky, přídavky na dítě, příspěvek na bydlení).
4. Evidenční list důchodového pojištění (ELDP)
pokud pracovní poměr trval přes rok nebo končí k 31. 12.
Zaměstnavatel ho odevzdává ČSSZ, ale zaměstnanci musí umožnit nahlédnout a podepsat.
5. Výstupní list / Protokol o převzetí pomůcek
není povinný zákonem, ale doporučený
Potvrzuje předání firemních věcí, přístupů, ochranných pomůcek apod.
6. Potvrzení o pracovním úrazu (pokud se stal)
pro účely čerpání odškodnění či pojištění
Povinnost vyplývá ze zákona o úrazovém pojištění zaměstnanců.
7. Potvrzení o zdravotní způsobilosti / lékařský posudek
pokud bylo vyžadováno (např. u profesí podléhajících zdravotní způsobilosti)
Může být vyžadováno novým zaměstnavatelem nebo úřady.
Povinnost vydat zápočtový list bez prodlení
Podle § 313 zákoníku práce musí zaměstnavatel vydat potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) bez zbytečného odkladu, a to i bez žádosti zaměstnance.
Nejvyšší soud potvrdil:
- potvrzení musí být vydáno automaticky,
- ideálně v den skončení pracovního poměru,
- jinak nejpozději následující pracovní den.
Důsledky, pokud potvrzení není vydáno včas
- Pokuta až 200 000 Kč od inspekce práce
- Odpovědnost za škodu, např. pokud zaměstnanec nemůže nastoupit jinam
- Ztráta důvěry a reputace
- Demotivace kolegů, kteří vidí, jak je s odcházejícím zacházeno
Praktické rady pro zaměstnavatele
- Vydat potvrzení o zaměstnání bez odkladu, ideálně hned v den ukončení
- Obsah potvrzení. Měl by obsahovati: trvání, druh práce, překážky, dovolená, srážky apod.
- Způsob předání, buď osobní předání (s podpisem), anebo doporučeně na poslední známou adresu
- Další dokumenty - potvrzení o příjmech pro ÚP, ČSSZ apod. Rovněž bez zbytečného odkladu
- Vedení evidence a archivace - Veďte si všechny kopie dokumentů, potvrzení o doručení, apod., které souvisejí s odchodem zaměstnance
- Školení HR týmu - Ten by měl větět, co a kdy vydat, jak reagovat na žádosti o duplikáty atd.
Offboarding není jen povinnost. Je to příležitost.
Offboarding je také nástroj:
- Budování značky zaměstnavatele,
- Udržení dobrých vztahů se zaměstnanci,
- Zajištění návratnosti kvalitních lidí v budoucnu.
Společnosti, které zvládají offboarding dobře, mají stabilní týmy – zaměstnanci sledují, jak se firma chová k těm, kdo odcházejí, a podle toho vnímají vlastní perspektivu., Proto doporučujeme:
- Mít offboarding jako formální interní proces,
- Začlenit do kolektivní smlouvy nebo vnitřního předpisu,
- Rozlišovat péči podle důvodů odchodu (např. propouštění vs. dohoda).
Shrnutí
Zápočtový list je třeba vydat hned po skončení, i bez žádosti zaměstnance. Neúplný nebo opožděný dokument zbytečně zvyšuje pro zaměstnavatele riziko škody. Offboarding ovlivňuje důvěru zaměstnanců, což může vést k větší či menší fluktuaci i lepší či horší reputaci. Investice do offboardingu se proto zaměstnavateli dlouhodobě velmi vyplatí.
