Jak správně vystavit fakturu, včetně vzoru

Faktura není jen kus papíru nebo elektronický dokument. Je to oficiální záznam o vaší obchodní transakci, který má několik důležitých funkcí.

Slouží jako právní doklad o prodeji zboží nebo služeb. Je základem pro vaše účetnictví nebo daňovou evidenci. Pomáhá sledovat příjmy a cash flow. Je nezbytná pro uplatnění nároku na odpočet DPH (pokud jste plátce). A v neposlední řadě buduje profesionální image vaší firmy.

Náležitosti faktury: Co nesmí chybět?

Každá faktura musí obsahovat určité povinné údaje:

• označení „faktura”
• evidenční číslo faktury
• identifikační údaje dodavatele (vaše údaje):
  • jméno a příjmení nebo obchodní název
  • sídlo nebo místo podnikání
  • IČO
  • DIČ (pokud jste plátce DPH)
• identifikační údaje odběratele:
  • jméno a příjmení nebo obchodní název
  • sídlo nebo místo podnikání
  • IČO
  • DIČ (pokud je plátce DPH)
• datum vystavení faktury
• datum uskutečnění zdanitelného plnění (nebo datum přijetí úplaty)
• předmět plnění (popis zboží nebo služby)
• množství a jednotková cena
• celková fakturovaná částka
• sazba DPH a výše DPH (pokud jste plátce)
• datum splatnosti
• způsob úhrady
• číslo bankovního účtu pro platbu

Jak vystavit fakturu jako OSVČ

Jako OSVČ máte při vystavování faktur několik specifik, na které byste měli dát pozor:

• Identifikační údaje: Uveďte své jméno a příjmení, případně obchodní název, pod kterým podnikáte. Nezapomeňte na IČO a DIČ (pokud jste plátce DPH).
• Číslo účtu: Vždy uvádějte číslo bankovního účtu, které jste nahlásili finančnímu úřadu.
• Číslování faktur: Zaveďte si systematické číslování faktur. Můžete použít například formát RRRRČČČČ, kde RRRR je rok a ČČČČ je pořadové číslo faktury v daném roce.
• Datum zdanitelného plnění: U OSVČ je to obvykle datum poskytnutí služby nebo dodání zboží, případně datum přijetí úplaty, pokud nastalo dříve.
• Razítko a podpis: I když to není povinné, mnoho OSVČ používá na fakturách razítko a podpis pro větší profesionalitu.

Jak vystavit fakturu jako fyzická osoba

I když nejste podnikatel, můžete se dostat do situace, kdy budete potřebovat vystavit fakturu. Typickým příkladem je příležitostný prodej nebo jednorázová služba. V takovém případě na faktuře uveďte následující:

• Osobní údaje: Uveďte své jméno, příjmení a adresu trvalého bydliště.
• Bez IČO a DIČ: Jako nepodnikající fyzická osoba nemáte IČO ani DIČ, tyto údaje tedy na fakturu neuvádíte.
• Číslo účtu: Uveďte číslo svého osobního bankovního účtu pro přijetí platby.
• Popis služby nebo zboží: Jasně specifikujte, za co fakturu vystavujete.
• Daň: Jako fyzická osoba nepodnikatel neúčtujete DPH.
• Právní ustanovení: Na fakturu je vhodné uvést, že se jedná o příjem dle § 10 odst. 1 písm. a) zákona o daních z příjmů.

Jak vystavit fakturu pro neplátce daně

Pokud vystavujete fakturu jako neplátce DPH nebo pro neplátce DPH, proces je o něco jednodušší:

• Bez DPH: Na faktuře neuvádíte žádné informace o DPH. Místo toho můžete uvést poznámku „Neplátce DPH”.
• Celková částka: Uvádíte pouze celkovou částku k úhradě bez rozepsání základu daně a DPH.
• DIČ: Pokud nemáte přidělené DIČ (což je u neplátců DPH běžné), tento údaj na faktuře neuvádíte.
• Informace pro odběratele: Je vhodné na fakturu uvést informaci, že se jedná o doklad vystavený neplátcem DPH.

Jak vystavit fakturu s přenesenou daňovou povinností

Režim přenesení daňové povinnosti (tzv. reverse charge) se používá v určitých případech, zejména při obchodování mezi plátci DPH v rámci EU. Při vystavování takové faktury dodržujte tyto zásady:

• Informace o režimu: Na faktuře jasně uveďte, že se jedná o přenesení daňové povinnosti.
• Bez DPH: Neuvádějte výši DPH, ale pouze celkovou částku bez daně.
• Právní odkaz: Je vhodné uvést odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH.
• Povinnost příjemce: Na faktuře by mělo být uvedeno, že povinnost přiznat a zaplatit daň má příjemce faktury.

Jak na vystavení faktury do zahraničí

Při fakturaci do zahraničí je třeba vzít v úvahu několik specifik:

• Jazyk: Vystavte fakturu v jazyce země, do které fakturujete, nebo v angličtině pro lepší srozumitelnost.
• Měna: Můžete fakturovat v cizí měně, nejčastěji v eurech nebo dolarech. Ujistěte se, že používáte aktuální kurz.
• Identifikační údaje: Uveďte kompletní údaje vaší firmy i zahraničního odběratele, včetně DIČ (v EU známé jako VAT number).
• DPH: Při fakturaci do EU se často uplatňuje režim reverse charge. U služeb většinou DPH neúčtujete, ale uvedete poznámku o přenesení daňové povinnosti.
• Bankovní spojení: Pro mezinárodní platby uveďte IBAN a SWIFT kód vašeho bankovního účtu.
• Dodací podmínky: Specifikujte dodací podmínky podle Incoterms, pokud je to relevantní.

Jak na vystavení faktury v eurech

Pokud vystavujete fakturu v eurech, ať už pro tuzemského nebo zahraničního odběratele, držte se těchto pravidel:

• Měnový kurz: Použijte aktuální kurz ČNB platný v den uskutečnění zdanitelného plnění.
• Přepočet na CZK: Pro účely DPH a účetnictví je nutné částku přepočítat na české koruny. Tento přepočet uveďte na faktuře.
• Bankovní účet: Ideálně použijte eurový účet. Pokud ho nemáte, ujistěte se, že váš korunový účet přijímá platby v eurech.
• Jazyková verze: Zvažte vystavení faktury v dvojjazyčné verzi (česky a anglicky nebo v jazyce odběratele).

Vystavení faktury prakticky (vzor)

Při vystavování se můžete držet tohoto vzoru. Ten samozřejmě upravte na míru svému podnikání.

Přenechte účetnictví profesionálům

Vystavování faktur patří mezi to nejjednodušší, s čím se při vedení účetnictví setkáte. Ušetřete si proto starosti a zjistěte, jak vám můžeme pomoci.