Datové schránky se staly klíčovým kanálem pro zabezpečené elektronické doručování v České republice. Jejich význam dalece přesahuje komunikaci s úřady a zasahuje i do soukromoprávních vztahů. Ačkoliv přinášejí rychlost a efektivitu, je nezbytné rozumět pravidlům jejich fungování, především pak takzvané fikci doručení, aby se předešlo vážným právním následkům.
Základní rámec: Povinnost vs. dobrovolnost
Fungování datových schránek se opírá o zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech. Zatímco pro nepodnikající fyzické osoby je zřízení schránky dobrovolné, pro všechny podnikatele (právnické i fyzické osoby) je povinné. Zásadní rozdíl spočívá v tom, že podnikatelé si svou schránku nemohou znepřístupnit a jsou povinni jejím prostřednictvím přijímat dokumenty od orgánů veřejné moci (soudů, finančních úřadů atd.) i od soukromých subjektů.
Pozor na doručování: Klíčová je fikce doručení
Orgány veřejné moci využívají datové schránky jako primární způsob doručování. Pro podnikatele to znamená jediné – povinnost schránku aktivně a pravidelně kontrolovat. S doručováním se totiž pojí institut zákonné fikce doručení, jehož podcenění může mít fatální následky.
Jak to funguje?
- Standardní doručení: Písemnost je považována za doručenou v okamžiku, kdy se do schránky přihlásí oprávněná osoba.
- Fikce doručení: Pokud se oprávněná osoba nepřihlásí do 10 dnů od dodání dokumentu do schránky, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty.
- Víkendy a svátky: Připadne-li desátý den lhůty na sobotu, neděli či státní svátek, nastává fikce doručení až nejbližší následující pracovní den.
Zapomenutí či ignorování zprávy v datové schránce tak může bez vědomí adresáta vést k nabytí právní moci platebního rozkazu, k odsouzení za přestupek nebo k zahájení daňové kontroly. Důsledky se mohou projevit až ve chvíli, kdy je majetek zablokován soudním exekutorem, což je zpravidla příliš pozdě.
Problém více datových schránek
Některé podnikající fyzické osoby mohou mít ze zákona zřízeno více datových schránek (např. advokát, který je zároveň OSVČ v jiném oboru). Nejvyšší soud sice stanovil, že úřady mají doručovat do té schránky, která odpovídá povaze písemnosti, v praxi se však na to nelze spoléhat. Je proto klíčové znát a aktivně kontrolovat všechny své datové schránky.
Jak zvládnout správu datové schránky?
Pro zaneprázdněné podnikatele představuje administrativa spojená se schránkou zátěž. Existují však efektivní řešení:
- Nastavení notifikací: Upozornění na příchozí zprávy e-mailem je dobrý první krok. U velkého objemu zpráv (např. u advokátů či daňových poradců) je to však často nedostatečné.
- Pověření dalších osob: Majitel schránky může delegovat přístup na své administrativní pracovníky. Lze nastavit dvě úrovně oprávnění:
- Pověřená osoba: Má přístup jen k vybraným funkcím, jako je čtení a stahování zpráv nebo doručenek.
- Administrátor: Může navíc jmenovat další pověřené osoby.
Majitel schránky může tato oprávnění kdykoliv flexibilně měnit, přidělovat a odebírat.
Důležité body na závěr
- Soukromé zprávy: Desetidenní fikce doručení platí i pro komunikaci mezi soukromými subjekty.
- Chybějící fikce podpisu: Na rozdíl od komunikace s úřady se u soukromých zpráv neuplatní tzv. fikce podpisu. Pokud tedy zákon nebo smlouva vyžaduje písemnou formu, je nutné k datové zprávě připojit elektronický podpis.
- Archivace: Zprávy jsou ve schránce uchovávány jen 90 dnů od doručení, poté jsou mazány. Pro jejich trvalé uložení je nutné využít placenou službu Datový trezor nebo je zdarma archivovat propojením schránky s Portálem občana.
